部署一個完備的視頻會議系統(tǒng)，首先需要根據(jù)實際情況制定一個視頻會議方案，然后選擇合適的網(wǎng)絡結構，并在此基礎上采購相應的視頻會議硬件設備，而構建網(wǎng)絡是視頻會議建設中最為關鍵的部分，因為視頻會議中的音視頻及相關文檔數(shù)據(jù)的傳輸全部依靠于網(wǎng)絡的支持，良好的網(wǎng)絡條件及結構對于視頻會議而言可謂如虎添翼，而低劣的網(wǎng)絡質量則可能拉低視頻會議的效率，導致遠程辦公事倍功半。如何構建一個可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡視頻會議優(yōu)勢的視頻會議系統(tǒng)，主要需要三個方面的準備工作：
網(wǎng)絡視頻會議系統(tǒng)的外置設備主要包括音頻設備及視頻設備。
首先調試音頻采集設備，在制造聲音的同時，通過聲音進度條的變化來判斷聲音是否被麥克風采集，從而判斷麥克風是否接收正常；此外，回聲也會影響視頻會議的聲音效果，因此我們還需要進行回聲消除的調試，測試方式是通過在另一方打開外置音箱，然后在語音通話的同時看是否會聽到自己的聲音；最后一個方面就是減少聲音的嘯叫，方法是調整麥克風與揚聲器或電視機的距離。
視頻外置設備主要包括顯示器、電視或者是投影儀等視頻播放設備，以及攝像頭、云臺等視頻采集設備。調試的主要方式是調整設備的VGA接口或者HDMI（高清）接口，攝像機焦距，云臺焦距、角度及控制協(xié)議。
網(wǎng)絡傳輸質量的高低是影響視頻會議質量的關鍵因素，在進行網(wǎng)絡調試時，首先要調試MCU服務器的網(wǎng)絡，評估是否需要配置視頻會議MCU穿透NAT和防火墻，對服務器的端口進行映射；第二步是確定視頻會議終端是否已經(jīng)和服務器形成連接，連接成功后再測試觀察網(wǎng)絡的帶寬是否適用于視頻會議傳輸，方法是通過把視頻的幀數(shù)和質量設置為較高，然后觀察測試圖像的幀數(shù)和質量是否正常，以此作為判斷網(wǎng)絡帶寬是否足夠的依據(jù)。
視頻會議的展開是視頻會議系統(tǒng)作為一個整體進行運行的成果，因此，視頻會議系統(tǒng)的調試需要整體的模擬實際環(huán)境的測試，通過連接所有相應設備，按照實際的場景需求進行試用，發(fā)現(xiàn)問題后及時優(yōu)化。
總之，視頻會議系統(tǒng)結構組成和運作過程相對復雜，其實際效果與場景環(huán)境、網(wǎng)絡條件狀況都有非常大的關系。因此，用戶在進行視頻會議系統(tǒng)的選購時，不僅要考量設備本身的性能指標，還要考慮自身實際應用視頻會議的具體環(huán)境及網(wǎng)絡情況。