部署一個完備的視頻會議系統，首先需要根據實際情況制定一個視頻會議方案，然后選擇合適的網絡結構，并在此基礎上采購相應的視頻會議硬件設備，而構建網絡是視頻會議建設中最為關鍵的部分，因為視頻會議中的音視頻及相關文檔數據的傳輸全部依靠于網絡的支持，良好的網絡條件及結構對于視頻會議而言可謂如虎添翼，而低劣的網絡質量則可能拉低視頻會議的效率，導致遠程辦公事倍功半。如何構建一個可以充分發揮網絡視頻會議優勢的視頻會議系統，主要需要三個方面的準備工作：
網絡視頻會議系統的外置設備主要包括音頻設備及視頻設備。
首先調試音頻采集設備，在制造聲音的同時，通過聲音進度條的變化來判斷聲音是否被麥克風采集，從而判斷麥克風是否接收正常；此外，回聲也會影響視頻會議的聲音效果，因此我們還需要進行回聲消除的調試，測試方式是通過在另一方打開外置音箱，然后在語音通話的同時看是否會聽到自己的聲音；最后一個方面就是減少聲音的嘯叫，方法是調整麥克風與揚聲器或電視機的距離。
視頻外置設備主要包括顯示器、電視或者是投影儀等視頻播放設備，以及攝像頭、云臺等視頻采集設備。調試的主要方式是調整設備的VGA接口或者HDMI（高清）接口，攝像機焦距，云臺焦距、角度及控制協議。
網絡傳輸質量的高低是影響視頻會議質量的關鍵因素，在進行網絡調試時，首先要調試MCU服務器的網絡，評估是否需要配置視頻會議MCU穿透NAT和防火墻，對服務器的端口進行映射；第二步是確定視頻會議終端是否已經和服務器形成連接，連接成功后再測試觀察網絡的帶寬是否適用于視頻會議傳輸，方法是通過把視頻的幀數和質量設置為較高，然后觀察測試圖像的幀數和質量是否正常，以此作為判斷網絡帶寬是否足夠的依據。
視頻會議的展開是視頻會議系統作為一個整體進行運行的成果，因此，視頻會議系統的調試需要整體的模擬實際環境的測試，通過連接所有相應設備，按照實際的場景需求進行試用，發現問題后及時優化。
總之，視頻會議系統結構組成和運作過程相對復雜，其實際效果與場景環境、網絡條件狀況都有非常大的關系。因此，用戶在進行視頻會議系統的選購時，不僅要考量設備本身的性能指標，還要考慮自身實際應用視頻會議的具體環境及網絡情況。