當我們企業想構建一套視頻會議系統時，首先考慮到的是，實現這個系統需要多少費用，怎么樣花最少的錢，實現最適合本公司發展的視頻會議系統。下面邦視科為您簡單的分析一下：需要預算的費用比較多，這不僅要看客戶目前已經做了哪些相關投資，且還要根據客戶的實際需求狀況來計算，一般而言，分為以下幾塊費用：
1.基礎條件的投資預算：
所謂基礎條件，主要是指兩方面：其一是網絡環境，比如大家都在會議室中利用視頻會議系統進行遠程開會，那么需要的帶寬可能比較高;如果使用電腦進行遠程會議，那么需要的帶寬可能低一些。瑞福特的產品在帶寬適應性方面做了一些特殊處理，在ADSL下系統就可以運行，并且視音頻質量效果都不錯; 其二是會議室環境，如果視頻會議系統在會議室中使用(特別是多人情況下)，那么會議室的裝修費用、音響費用、視頻輸出設備(如投影儀、等離子屏等)也應該計算在內。
2.系統本身的投資預算：
視頻會議系統根據客戶的需求不同，預算也相差很大，特別是在硬件級別和軟件級別方面差異更大。一般而言，系統本身的投資費用分為：
(1)視頻會議服務器的采購費用：
視頻會議服務器，在行業領域中稱為多點控制單元(MCU)，用來處理兩方以上遠程會議進行音視頻及其他數據傳輸的。這個設備的價格是根據并發用戶的數量而定的，如4用戶、8用戶、16用戶等。
(2)視頻會議終端設備的費用：
視頻會議終端類型各異，有會議室的產品(一般是硬件)，PC桌面的產品(一般是軟件)，這個費用是按照設備數量和所選的設備價格決定的。比如北京、上海、深圳、廣州四個地點選用會議室產品，假設每個產品4萬元，即16萬。
上述兩者相加就是系統的費用
3.工程和維護費用：
系統會議系統由于在工程中涉及安裝等問題，需收取一部分工程費用，一般而言，全國范圍內上門安裝，費用為系統費用的12-15%;全省范圍上門安裝，費用為系統費用的8-12%;全市上門安裝，費用為系統費用的5-8%。服務費用按照年來計算，一般而言，第一年是免費的。
綜上所述，我們可以得出一個視頻會議系統的投資預算計算公式：
◇ 一次性投資：
項目總投資=網絡環境搭建費用+會議室裝修費用+系統設備費用*工程費用百分比
◇ 日常投資(也可能是已經投資過)：
網絡環境的月租費